ในช่วงปี 2545 กิจการไปรษณีย์ของรัฐบาลญีปุ่น ต้องเจอกับปัญหาขาดทุนอย่างหนัก ทีมงานโตโยต้า ประเทศญี่ปุ่นจึงได้รับการร้องขอให้เข้าไปช่วยปรับปรุงการบริหารจัดการ ซึ่งแทนที่ทีมงานจะเข้าไปจัดการที่สำนักใหญ่ แต่กลับเลือกไปยังจังหวัดชิตะมะ ซึ่งเป็นศูนย์กลางรับ-ส่งไปรษณีย์ภัณฑ์กระจายไปที่ต่างๆ กว่า 200 จุด

ทีมงานเริ่มค้นหาปัญหาด้วยการจับเวลา ติดเครื่องนับก้าวเดินเพื่อตรวจสอบระยะเวลาจัดส่งของบุรุษไปรษณีย์ และสิ่งที่พบคือปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนกันของบุรุษไปรษณีย์ในการจัดส่งเอกสารเลยมีการสูญเปล่ามาก เมื่อรู้ถึงปัญหาแล้วทีมโตโยต้าจึงได้นำระบบ TPS ที่ใช้ในการผลิตรถยนต์มาปรับใช้ คือสร้างมาตรฐานในการทำงานใหม่ กำหนดให้เป็นมาตรฐาน

มีการนำระบบป้ายมาใช้ในส่วนของงาน รับ-คัดแยก-จัดส่ง นำระบบบอร์ดรวม มาใช้แสดงใบงาน ใบคัดแยก ใบตรวจสอบ และใบรับ เพื่อลงรายละเอียดการทำงานของบุรุษไปรษณีย์ ทุกคนจึงเห็นภาพรวมงานในแต่ละวันทั้งหมด

ภายหลังการปรับปรุงการทำงานดีขึ้น สามารถลดระยะเวลาคัดแยกไปรษณีย์ภัณฑ์ลงจากเดิม 10,000 ชิ้นใช้เวลา 3 ชั่วโมง ลดลงเหลือ 2.5 ชั่วโมง นอกจากนี้ยังลดจำนวนพนักงานประจำลง 62% โดยปรับจากพนักงานประจำเป็นชั่วคราวเพื่อแก้ปัญหาทางการเงิน ซึ่งนอกจากที่เคยขาดทุนจะกลายเป็นมีกำไรแล้ว ปัจจุบันธุรกิจ ไปรษณีย์ ญี่ปุ่น กลายเป็นธุรกิจที่เข้มแข็งและมั่นคงด้วยครับ