หลายคนคงมีความเชื่อว่าระบบไปรษณีย์หากทำเป็นธุรกิจ มักไม่กำไร เหตุผลที่เราเชื่อกันอย่างนั้นเพราะเราแทบไม่เคยเห็นธุรกิจนี้มีกำไร

กระทั่งประเทศญี่ปุ่นก็เผชิญภาวะเดียวกัน บริษัท ไปรษณีย์ญี่ปุ่น ประสบปัญหาขาดทุนอย่างต่อเนื่องตลอด 3 ปี รวมมูลค่ากว่า 1.2 พันล้านเยน

จนกระทั่ง คุณ โทรุ ทาคาฮาชิ รองผู้ว่าการบริษัท ไปรษณีย์ญี่ปุ่น และ อดีตผู้บริหาร ของ บริษัท โตโยต้า มอเตอร์ คอร์ปอเรชั่น นำระบบ TPS เข้าปรับปรุงกระบวนการ

พวกเขาเลือกศูนย์ไปรษณีย์เมืองโคชิงายะ จังหวัดไซตามะที่เป็นจุดกระจายไปรษณีย์ภัณฑ์สู่ 200 สาขาย่อยเพื่อสร้างต้นแบบการไคเซน ถ่ายทอดสู่ศูนย์ฯ อื่น

สิ่งที่ทีมงานพัฒนาทำคือ
1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานตลอดกระบวนการ
2. สัมภาษณ์พนักงาน เพื่อเจาะถึงต้นตอของปัญหา
3. จับเวลาการทำงานในทุกขั้นตอน
4. ตรวจสอบการเคลื่อนไหว และ การนับจำนวนก้าว

ผลสำรวจที่พบคือมี ความสูญเปล่า (Muda) เช่น
1. งานไม่สม่ำเสมอ มีการรองาน สูญเปล่าด้านเวลา
2.วางสถานีงานไม่เหมาะสม สูญเปล่าทางการเคลื่อนไหว
3. ไม่มีมาตรฐานการทำงาน และ ขาดการสื่อสารในองค์กร

และสิ่งที่ทีมพัฒนาปรับปรุงคือ
1) ปรับเรียบกระบวนการ (Heijunka)
โดยสร้างมาตรฐานงาน กำหนดให้แต่ละสถานีจัดการไปรษณีย์ภัณฑ์ 1 กล่อง ในเวลา 15 นาที เพื่อจัดกำลังคนให้เหมาะกับปริมาณงานและลดการรองานระหว่างสถานีด้วยการสร้าง
1.1 ระบบการมองเห็น (บอร์ด)
1.2 ระบบคัมบังควบคุมงาน
1.3 การประชุมประจำวัน
1.4 การสื่อสารที่เน้น 2 ทาง

2) ลดความสูญเปล่า จากการเคลื่อนไหว โดย
2.1 ปรับแผนผังตามกระบวนการทำงาน
2.2 สร้างระบบการทำงานแบบไหลต่อเนื่อง
2.3 ติดตั้งระบบสายพาน

นำมาสู่ผลลัพธ์ดังนี้
A. ลดเวลาการคัดแยกและจัดส่งไปรษณียภัณฑ์ ต่อจำนวน 10,000 ชิ้น จาก 3 ชั่วโมง เหลือเพียง 2.5 ชั่วโมง
B. ปฏิบัติงานได้เร็วขึ้น 20%
C. ลดการจ้างงานเกินความจำเป็น ได้ถึง 62%

ด้วยประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นไปรษณีย์ของญี่ปุ่นสามารถพลิกจะ ขาดทุนสะสม 1,200 ล้านเยน ในเดือนธันวาคม 2545 เป็นมีกำไรถึง 8,000 ล้านเยน ในเดือนมีนาคม 2546

เมื่ออยู่รอดอย่างมีกำไรได้จึงปรับตัวเองเป็นเอกชน 100% ในปี 2007 และปัจจุบันได้เข้าสู่ตลาดหลักทรัพย์ Nikkei เป็นที่เรียบร้อย

เป็นการตอกย้ำว่าธุรกิจไหนก็กำไรได้หากมีระบบทำงานที่ดี

คุณเข้าใจกระบวนการทำงานของธุรกิจคุณเองมากแค่ไหนครับ