การที่สินค้าคงคลังจริง กับสินค้าคงคลังที่บันทึกในระบบมีจำนวนไม่ตรงกัน หรือที่เรียกว่า “สต็อกดิฟ” (Stock Diff) นั้น เป็นปัญหาอันดับต้นๆ สำหรับคนทำธุรกิจ ซึ่งนอกจากของที่มีจะไม่ตรงกับความเป็นจริงแล้ว เงินยังจมจากการต้องสั่งเพิ่มเพราะไม่รู้จำนวนที่แท้จริง หรือต้องเสียโอกาสในการขายเพราะคิดว่าสต็อกน้อยเกินไป

เรื่องนี้ถือเป็นภัยร้ายที่แฝงตัวคอยทำลายธุรกิจ ซึ่งต้องรีบจัดการให้อยู่หมัด ด้วย 7 สุดยอดเทคนิค ต่อไปนี้  

1.กำหนดขั้นตอนการทำงานให้ชัดเจน

เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีมาตรฐานเดียวกัน และนับสต็อกไม่ตกหล่น ควรกำหนดกระบวนการทำงานให้ชัดเจนว่า มีขั้นตอนอะไร อย่างไรบ้าง และใช้คำศัพท์ที่ง่ายต่อการเข้าใจ ไม่ซับซ้อน ใครมาอ่านก็สามารถทำตามได้

2.สร้างความเข้าใจให้พนักงาน

สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ การอบรมพนักงานให้เข้าใจถึงขั้นตอนการทำงาน รู้จักประเภทของสต็อก อะไรควรวางไว้ตรงไหน อะไรควรทำก่อน-หลัง ไปจนถึงผลกระทบที่จะตามมาหากเกิดการนับผิดพลาด 

3.นับสต็อกเป็นประจำ

การนับสต็อกเป็นประจำสม่ำเสมอ จะช่วยให้ของที่มีอยู่จริงและในระบบตรงกันตลอดเวลา ซึ่งอาจจะทำการนับทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรืออาจจะแบ่งนับตามประเภทของสินค้า ยี่ห้อ หรือชั้นวาง แต่ใจความสำคัญนั้นอยู่ที่ การนับให้บ่อยขึ้นนั่นเอง

4.ระบุผู้รับผิดชอบ

ไม่ว่าจะในกระบวนการไหน หากมีการเคลื่อนไหวหรือนับสต็อกต้องมีเอกสารและชื่อคนรับผิดชอบเสมอ เพราะหากเกิดปัญหาสต็อกไม่ตรง จะได้รู้ว่าเกิดจากขั้นตอนหรือกระบวนการไหน และมีใครเป็นผู้รับผิดชอบ จะได้แก้ไขได้อย่างตรงจุด

5.ใช้ระบบไอทีเพิ่มความแม่นยำ

การใช้ระบบซอฟต์แวร์หรือไอทีที่ดูแลจัดการเรื่องสินค้าคงคลัง จะช่วยให้ธุรกิจได้รับการแจ้งเตือนเมื่อสต็อกไม่ตรง ทำการตัดสต็อกอัตโนมัติ และดูข้อมูลสต็อกได้ตลอดเวลา ทำให้เห็นภาพรวม นับและตรวจเช็กสินค้าได้ง่ายขึ้น 

6.เพิ่มความละเอียด x 2

แม้ว่าจะมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วย แต่อย่าลืมที่จะเช็กสต็อกให้ละเอียดด้วยตัวเองอีกที รวมถึงควรตรวจสอบด้วยว่า ไม่มีสินค้าชิ้นไหนไม่ติดบาร์โค้ดหรือบาร์โค้ดพัง เพื่อให้มั่นใจว่าจำนวนสินค้าที่มีกับในระบบตรงกันจริงๆ และป้องกันการลงข้อมูลที่ผิดพลาด หรือหากสต็อกไม่ตรงเกิดจากของหาย โดยขโมย ควรทำการติดตั้งกล้องวงจรปิดไว้คอยสอดส่องดูแล

7.จัดพื้นที่ให้เอื้อต่อการ Stock

สุดท้าย นอกจากเรื่องคนแล้ว การจัดพื้นที่หรือคลังสินค้าให้เพียงพอต่อการสต็อก ไม่ต้องแยกไว้คนละที่ หรือเข้าไปนับได้สะดวกก็สำคัญเช่นกัน เพื่อป้องกันความสับสนและการตกหล่นของข้อมูล

การจัดการสต็อกได้ดี นอกจากจะไม่ต้องมีต้นทุนเพิ่มแล้ว ยังทำให้ซื้อง่ายขายคล่องได้มากขึ้นอีกหลายเท่าตัว