ในยุคที่ธุรกิจต้องเผชิญกับปัญหาต้นทุนขยับสูงขึ้น โดยเฉพาะต้นทุนด้านวัตถุดิบและพลังงาน ดังนั้น การคุมต้นทุน จึงกลายเป็นวาระเร่งด่วนที่ผู้ประกอบการต้องลงมือทำ ซึ่งหนึ่งในวิธีที่จะช่วยควบคุมต้นทุนได้ คือ การทำ SOP หรือ Standard Operation Procedure คือ คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน ที่เป็นขั้นตอน หรือกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานขององค์กรนั่นเอง มาดูกันว่า ถ้าจะเริ่มต้นทำ SOP เพื่อช่วยควบคุมต้นทุนธุรกิจ ต้องทำอย่างไรบ้าง?

ทำไม? ธุรกิจจำเป็นต้องมีคู่มือ SOP

ก่อนอื่นต้องมาทำความรู้จักกับ SOP หรือ Standard Operation Procedure กันก่อน พูดง่ายๆ ก็คือ คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน ถามว่าทำไม ธุรกิจจำเป็นต้องมีคู่มือ SOP จุดประสงค์หลักก็คือ มีไว้เพื่อช่วยลดความผิดพลาดของการทำงาน และยังเป็นแนวทางเพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานนั้นเป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ว่าใครจะทำก็ตาม

จะเริ่มทำ SOP ต้องทำอย่างไร?

สำหรับคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน หรือ SOP นั้น สามารถแยกทำเป็นเฉพาะเรื่องได้ เช่น คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับฝ่ายผลิต คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับฝ่ายขาย หรือจะเป็นคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับการลดต้นทุนวัตถุดิบ ฯลฯ ขึ้นอยู่ว่า ธุรกิจต้องการสร้างคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงานในเรื่องใด

โดยหลักๆ ของการทำ SOP สำหรับมือใหม่นั้น อาจลองเริ่มจาก 4 Step นี้ดู

Step 1

กำหนดเป้าหมาย ว่าต้องการอะไร อาจลองเลือกมาจากปัญหาที่เกิดขึ้นในธุรกิจที่คุณอยากจะแก้ไข เช่น ต้องการลดต้นทุนวัตถุดิบในการผลิต หรือต้องการทำให้สินค้ามีรสชาติที่ได้มาตรฐานเหมือนกันทุกชิ้น

Step 2

ระบุขอบเขตของงาน และผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน เมื่อกำหนดเป้าหมายที่จะทำแล้ว ต่อมาคือต้องระบุ ขอบเขตของงานที่ว่านี้มีอะไรบ้าง และจะมอบหมายให้ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ไม่ควรระบุเป็นชื่อคน แต่ให้ระบุเป็นตำแหน่งหรือฝ่ายงานแทน เพราะคนอาจมีการลาออกหรือเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งการระบุขอบเขตงานที่ชัดเจน ก็จะช่วยไม่ให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อนหรือก้าวก่ายงานกัน

Step 3

ลงรายละเอียด ขั้นตอนการทำงาน เช่น ถ้าจะลดต้นทุนวัตถุดิบในการผลิตต้องทำอะไรบ้าง ทำด้วยวิธีการไหน เขียนอธิบายเป็นขั้นเป็นตอน วาดเป็นแผนผังการทำงาน เรียงลำดับงานให้ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเห็นแล้วเข้าใจได้ง่ายและสามารถทำตามได้อย่างไม่ผิดพลาด ซึ่งนั่นจะทำให้สามารถควบคุมต้นทุนได้ตามเป้าหมาย

Step 4

ประเมินผล/ปรับปรุงแก้ไข เมื่อลงมือทำแล้ว ต้องมีการประเมินผลเป็นระยะ เพื่อดูว่ามีจุดไหนที่ต้องแก้ไขปรับปรุง เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้นั่นเอง

อย่างที่กล่าวไว้ คุณสามารถเอาหลักของ SOP ไปประยุกต์กับทุกเรื่องในธุรกิจได้ เพื่อสร้างมาตรฐานของการทำงานให้เกิดขึ้น และยังช่วยให้งานไม่สะดุดแม้จะเจอวิกฤตก็ตาม